¿Cómo realizar un análisis de datos en Excel?

¿Cómo realizar un análisis de datos en Excel? Excel es una de las herramientas más utilizadas y más completas de Microsoft. A través de este instrumento podemos realizar un sin fin de actividades y documentos relacionados con datos, análisis de cifras, estadísticas y miles de otras funciones más. 

 

Desde hace algún tiempo, se ha incrementado en muchas empresas la necesidad de conseguir a profesionales que manejen en un nivel de experiencia de media a avanzada esta herramienta por su gran cantidad de beneficios que puede traerle a la gestión de una organización. Es por ello que en el siguiente blog queremos explicarte como realizar análisis de datos a través de excel, cuáles son los beneficios que puedes obtener al utilizarlo y algunos tips para ponerlo en práctica.

 

Beneficios y usos del análisis de datos en Excel 

 

El análisis de datos y el uso de excel puede traer grandes beneficios en tu compañía como si deseas implementarlo en tu vida personal para calcular tus finanzas o algún otro tipo de cuenta o tus gastos mensuales. A continuación te daremos un listado de alguna de las ventajas más importantes del análisis de datos en excel.

 

1. Análisis de datos sencillos y simples

 

No siempre requerimos de algún tipo de software complicado en el que debamos utilizar herramientas pagas para gestionar nuestro negocio o nuestras finanzas. Si tu negocio genera una pequeña cantidad de ingresos o de ventas en productos, servicios o algún tipo de artículos, excel es una de las mejores herramientas para ayudarte con estas tareas.

 

Utilizaremos una de las hojas de cálculo comunes para vaciar todos nuestros datos y cifras en ella. Esto nos permitirá tener toda la información necesaria en un mismo lugar. Luego con tal solo unos clics podremos graficarlos fácilmente para tener una representación sencilla de los análisis. Esto puede ayudarnos para mostrar nuestras cifras a clientes, proveedores o para tener un registro propio.

 

2. Puede medir el comportamiento de los consumidores 

 

Gracias a esta herramienta puedes tener una mejor idea de la forma en la que tus consumidores actuaron en un mismo mes y llevar un registro al respecto.

 

En una hoja de cálculo podrás colocar toda la información sobre los ingresos obtenidos y los productos con mayor interés.

 

Esto es de gran ayuda cuando quieres realizar campañas de publicidad para mejorar tanto el interés por aquellos productos que se han quedado rezagados como impulsar aquellos que las personas más buscan.

 

3. Facilita la toma de mejores decisiones 

 

Al realizar un análisis sobre los datos, estos te van a revelar mucha mejor información que cualquier otra que puedes obtener a través de encuestas o comentarios en redes sociales.

 

Las cifras no mienten y al tener una gráfica sobre estas podrás tener un mejor panorama sobre tus trabajos y los esfuerzos que pones en tus estrategias de marketing.

 

Esto te dará una idea mucho más clara sobre los pasos que debes tomar en tu compañía y las nuevas tácticas que tienes que poner a prueba.

 

4. Podrá ver los problemas de rendimiento mucho más fácil

 

Si tienes todos los datos en tu hoja de cálculo de excel tienes una gran probabilidad de ver los problemas en una forma mucho más sencilla en cuanto al rendimiento de un producto, servicio o incluso dentro de tu mismo equipo de trabajo.

 

Gracias a las estadísticas y las gráficas tendrás en muy pocos minutos los resultados sobre estos objetos o situaciones y podrás tomar una decisión mejor en cuanto a cómo podrás mejorar el producto o la productividad de tus miembros de equipo.

 

5. Facilita la detección de riesgos de negocio 

 

El análisis de datos a través de excel es fundamental para reconocer si estamos en presencia de algún posible riesgo dentro de la compañía.

 

Estas cifras nos ayudarán a detectar si hay posibilidad de perder ganancias o clientes en alguna de nuestras campañas.

 

Es por ello que un buen análisis de datos es tan crucial tanto para saber si tenemos posibilidades de éxito como si no. 

 

¿Cómo ponerlo en práctica?

 

Una vez que conocemos todo lo necesario para realmente entender por qué es tan importante comenzar a implementar y a trabajar con profesionales que manejen de forma amplia la herramienta de excel o cualquier otro tipo de tabla de cálculo, podemos pasar al siguiente punto. Entender excel puede ser un reto muy grande para algunos, pero no es tan atemorizante como parece. En el siguiente punto te explicaremos cómo empezar a incursionar en el análisis de datos de Excel sin morir en el intento.

 

1. Crea un documento en Excel 

 

Este primer paso es muy sencillo, solo debes ir a tu computadora, buscar entre tus herramientas a Excel y abrir un documento.

 

Si no tienes esta herramienta en tu computador puedes descargarla o puedes intentar trabajar a través de otros instrumentos similares de hojas de cálculo online.

 

Google cuenta con diversas herramientas ideales para trabajos de escritorio, entre ellas uno de hojas de cálculo.

 

2. Vacía tus datos en la hoja de cálculo 

 

Puedes llenar tu hoja de cálculo con la información que tengas a la mano de forma manual, uno por uno.

 

Sin embargo, también puedes hacerlo copiando y pegando de otros documentos en hojas de cálculo que ya tengas descargados y adaptarlos para que sea funcional a tu tipo de negocio.

 

 

 

 

3. Activa el análisis de datos 

 

Ahora te explicaremos cómo comenzar a usar esta herramienta. Primero debes ir a Excel, luego dirígete a Archivo > Opciones.

 

Una vez que se abra una pestaña de herramientas, selecciona la opción de Complementos. El siguiente paso es darle ciclo en la casilla de  “Administrar”. Asegúrate de que la opción “Complementos” de Excel esté seleccionada y haz clic en Ir > Aceptar. 

 

Una vez que ya hayas realizado todos estos pasos, Excel te llevará a otras pestañas a lo que deberás leer y seguir los pasos que te indiquen y listo! Puedes comenzar a trabajar con el análisis de datos porque ya lo tienes activado.

 

4. Crea un análisis de datos 

 

Una vez que tenga activado el análisis de datos, ve a Excel y busca la opción «Datos». Al desplegarse las diversas acciones que puedes hacer, busca «Análisis de datos».

 

Tendrás diversas opciones de las cuales escoger, excel te las mostrará todas y podrás elegir la que mejor se asemeje a tu estilo.

 

Luego solo tendrás que darle clic para que se aplique esta opción es tu análisis de datos y así puedes implementar una hoja con tus análisis de datos de forma sencilla, en pocos minutos y en el formato que prefieras.

 

Herramientas extra de análisis de datos en Excel 

 

Ya te mencionamos que el análisis de datos te ofrece un gran número de formatos que puedes utilizar para tener tus cifras organizadas de la forma que desees. Sin embargo aquí te queremos ofrecer algunas de las herramientas que puedes utilizar de forma extra para que tu análisis de datos sea ideal para tu negocio.

 

1. Análisis de varianza de factores

 

Este tipo de análisis de datos también se le conoce como Anova y es ideal para cuando queremos relacionar una inspección de información en dos dimensiones distintas.

 

Es decir que cada una de los rubros tenga un resultado divergente según lo que estemos haciendo. Este es uno de los tipos de análisis de datos más comunes de utilizar y puede ser muy útil para tu negocio.

 

Es la tercera opción dentro de todo el listado para el análisis de datos. Una vez que le des clic a esta opción, podrás agregar todas las celdas que quieres analizar. Luego de agregarlas, recuerda darle a la casilla “Agregar rótulos” y listo! Así es como puedes tener tu análisis listo.

 

2. Estadística descriptiva 

 

Una herramienta de gran utilidad que se puede aplicar en diversas áreas de tu negocio o tu vida personal es el formato de estadística descriptiva.

 

Esta es una de los formatos que te genera una tabla de cifras con la media modal y la mediana tanto de los ingresos que tuviste acerca de tus productos o servicios como sobre tus ingresos financieros en el mes.

 

Con esta herramienta puedes hacer la suma de todas las ventas en un tiempo específico y tener el número más alto como el más mínimo dentro de tu cifra.

 

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